Case Study: Inspectie-app bij Ballast Nedam 2019-09-06T08:40:02+01:00

CASE STUDY: INSPECTIE-APP BIJ BALLAST NEDAM

K2 Business Apps vervangt de papieren inspectieprocessen bij Ballast Nedam en creëert een gestandaardiseerde en geautomatiseerde aanpak voor alle registraties op alle projectsites.

CASE STUDY: INSPECTIE-APP BIJ BALLAST NEDAM

K2 Business Apps vervangt de papieren inspectieprocessen bij Ballast Nedam en creëert een gestandaardiseerde en geautomatiseerde aanpak voor alle registraties op alle projectsites.

INSPECTIES BIJ BALLAST NEDAM

Ballast Nedam is een van de meest innovatieve en ambitieuze bouwbedrijven in Europa. Zij zijn betrokken geweest bij enkele van de grootste bouwprojecten in Europa. Bij deze prestigieuze projecten zijn nauwgezette procedures voor kwaliteitsmanagement van extreem groot belang voor de voortgang van het bouwproces en de veiligheid van de werknemers.

De medewerkers van het bedrijf verzamelen dagelijks op locatie een grote hoeveelheid data over de bouwlocaties en bouwprojecten. Deze kwaliteitsbeheertaken omvatten onder andere:

  • het controleren van de naleving van de wet- en regelgeving,
  • het melden van potentiële veiligheidsissues,
  • het registreren van afwijkingen tussen de bouwplannen en de daadwerkelijke constructies,
  • en het registreren van de werkelijk geleverde kwaliteit en diens conformiteit met de vereiste kwaliteit.

Alle verzamelde data op de bouwplaatsen moeten vervolgens worden verwerkt door de backoffice: de gegevens worden naar de relevante teams gestuurd die na een analyse de issues opvolgen en oplossen.

Ballast Nedam Inspectie App
Papieren processen

DE UITDAGING

Een deel van deze registraties en kwaliteitsbeheertaken werd tot voor kort uitgevoerd met pen en papier. Projectmanagers en opzichters gingen met de bouwtekening de bouwplaats op en markeerden op deze bouwtekening de locatie en inhoud van de issues, of vulden ter plekke papieren formulieren in.

Het verwerken van deze vorm van kwaliteitsmanagement had veel voeten in de aarde: er waren veel semi-handmatige processen betrokken met veel risico op fouten en missende data. Voor de processen die wel gedigitaliseerd waren, werd bovendien gebruikgemaakt van verschillende IT-pakketten van meerdere leveranciers.

Ballast Nedam wilde deze decentrale aanpak vervangen door één enkel platform voor business process automation. In dit platform moest alles op een centrale plaats samenkomen:

  • van de registratie tot aan de oplossing,
  • toepasbaar bij elk bouwproject
  • en geschikt voor elk type gebruiker op de bouwplaats.

DE UITDAGING

Een deel van deze registraties en kwaliteitsbeheertaken werd tot voor kort uitgevoerd met pen en papier. Projectmanagers en opzichters gingen met de bouwtekening de bouwplaats op en markeerden op deze bouwtekening de locatie en inhoud van de issues, of vulden ter plekke papieren formulieren in.

Het verwerken van deze vorm van kwaliteitsmanagement had veel voeten in de aarde: er waren veel semi-handmatige processen betrokken met veel risico op fouten en missende data. Voor de processen die wel gedigitaliseerd waren, werd bovendien gebruikgemaakt van verschillende IT-pakketten van meerdere leveranciers.

Ballast Nedam wilde deze decentrale aanpak vervangen door één enkel platform voor business process automation. In dit platform moest alles op een centrale plaats samenkomen:

  • van de registratie tot aan de oplossing,
  • toepasbaar bij elk bouwproject
  • en geschikt voor elk type gebruiker op de bouwplaats.
Papieren processen

DE OPLOSSING

Bij de platformkeuze overwoog Ballast Nedam drie marktleiders op het gebied van business process management. Uiteindelijk koos het bouwbedrijf voor de procesautomatiseringssoftware van K2, omdat deze software het meest aansloot bij de belangrijkste behoefte: het gebruik van één platform in de gehele organisatie.

Lees meer over K2

In plaats van K2 te integreren met een bestaande database, besloot Ballast Nedam een ​​nieuwe database te bouwen, specifiek voor registraties. Ook koos Ballast Nedam voor een speciale back-end IT-architectuur, geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, om de uitrol van meerdere business solutions te ondersteunen.

Voor de technische ondersteuning en training werd Indocs ingeschakeld als implementatiepartner.

K2 Indocs

K2 BUSINESS APPS

Als integraal onderdeel van het project verwierf het bedrijf de door Indocs ontwikkelde K2 Business Apps-oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op K2 SmartForms en biedt eindgebruikers de mogelijkheid om K2 formulieren en workflows in het veld op mobiele apparaten te gebruiken, zelfs op locaties die geen internetverbinding hebben.

Al bij de ingebruikname van het eerste proces in K2 Business Apps merkt Ballast Nedam een grote impact op kwaliteitsmanagement. Het betrof gelijk een van de belangrijkste processen van het bedrijf: de kwaliteitscontrole en het keuren van bouwprojecten.

De deels handmatige processen met pen en papier zijn vervangen door SmartForms en workflows die via de app te gebruiken zijn. Door middel van deze workflows wordt werknemers gevraagd om inspecties uit te voeren en worden de inspecteurs direct voorzien van de juiste informatie over de inspectie. Ze kunnen bijvoorbeeld bouwplannen bekijken, locaties in bouwtekeningen markeren, checklists openen, problemen classificeren en onderaannemers toewijzen om taken uit te voeren – en dat allemaal realtime terwijl ze nog op de bouwplaats zijn.

K2 BUSINESS APPS

Als integraal onderdeel van het project verwierf het bedrijf de door Indocs ontwikkelde K2 Business Apps-oplossing. Deze oplossing is gebaseerd op K2 SmartForms en biedt eindgebruikers de mogelijkheid om K2 formulieren en workflows in het veld op mobiele apparaten te gebruiken, zelfs op locaties die geen internetverbinding hebben.

Al bij de ingebruikname van het eerste proces in K2 Business Apps merkt Ballast Nedam een grote impact op kwaliteitsmanagement. Het betrof gelijk een van de belangrijkste processen van het bedrijf: de kwaliteitscontrole en het keuren van bouwprojecten.

De deels handmatige processen met pen en papier zijn vervangen door SmartForms en workflows die via de app te gebruiken zijn. Door middel van deze workflows wordt werknemers gevraagd om inspecties uit te voeren en worden de inspecteurs direct voorzien van de juiste informatie over de inspectie. Ze kunnen bijvoorbeeld bouwplannen bekijken, locaties in bouwtekeningen markeren, checklists openen, problemen classificeren en onderaannemers toewijzen om taken uit te voeren – en dat allemaal realtime terwijl ze nog op de bouwplaats zijn.

DATA-DRIVEN KWALITEITSMANAGEMENT

De tijdwinst die Ballast Nedam met deze inspectie-app behaalt, is aanzienlijk. Niet alleen omdat papieren formulieren en handmatige processen verleden tijd zijn, maar ook omdat er nu sprake is van een gestandaardiseerde en geautomatiseerde aanpak voor alle registraties op alle projectsites.

Alle verzamelde informatie komt in een consistent formaat binnen. Zodoende kan Ballast Nedam de data als input gebruiken in zijn business intelligence-systeem en zo eenvoudig patronen identificeren in de issues rondom kwaliteitsmanagement.

“We schatten dat we met slechts één op K2 gebaseerde workflow het equivalent van een maand tijd aan medewerkers in één jaar hebben bespaard.”

screenshot k2 business apps

DATA-DRIVEN KWALITEITSMANAGEMENT

De tijdwinst die Ballast Nedam met deze inspectie-app behaalt, is aanzienlijk. Niet alleen omdat papieren formulieren en handmatige processen verleden tijd zijn, maar ook omdat er nu sprake is van een gestandaardiseerde en geautomatiseerde aanpak voor alle registraties op alle projectsites.

Alle verzamelde informatie komt in een consistent formaat binnen. Zodoende kan Ballast Nedam de data als input gebruiken in zijn business intelligence-systeem en zo eenvoudig patronen identificeren in de issues rondom kwaliteitsmanagement.

“We schatten dat we met slechts één op K2 gebaseerde workflow het equivalent van een maand tijd aan medewerkers in één jaar hebben bespaard.”

screenshot k2 business apps
bouw inspectie

VEILIGE WERKOMGEVING

Naast een grote tijd- en kostenbesparing verwacht Ballast Nedam dat de K2-workflows bijdragen aan een gezonde werkomgeving en een veilige bouwplaats. Na volledige implementatie van K2 staat een nieuw proces op de planning voor inspecties op het gebied van gezondheid, veiligheid, beveiliging en milieu. Hiermee kunnen kwaliteitsmanagers:

  • toezicht houden op de naleving van regelgeving,
  • snel nauwkeurige informatie over veiligheidsproblemen verzamelen,
  • meldingen onmiddellijk naar het relevante team of de onderaannemer sturen,
  • en ervoor zorgen dat er worden stappen ondernomen om eventuele issues op te lossen.

“K2 helpt Ballast Nedam om het risico op letsel op bouwplaatsen te verminderen, omdat potentieel gevaarlijke situaties sneller kunnen worden aangepakt.”

VEILIGE WERKOMGEVING

Naast een grote tijd- en kostenbesparing verwacht Ballast Nedam dat de K2-workflows bijdragen aan een gezonde werkomgeving en een veilige bouwplaats. Na volledige implementatie van K2 staat een nieuw proces op de planning voor inspecties op het gebied van gezondheid, veiligheid, beveiliging en milieu. Hiermee kunnen kwaliteitsmanagers:

  • toezicht houden op de naleving van regelgeving,
  • snel nauwkeurige informatie over veiligheidsproblemen verzamelen,
  • meldingen onmiddellijk naar het relevante team of de onderaannemer sturen,
  • en ervoor zorgen dat er worden stappen ondernomen om eventuele issues op te lossen.

“K2 helpt Ballast Nedam om het risico op letsel op bouwplaatsen te verminderen, omdat potentieel gevaarlijke situaties sneller kunnen worden aangepakt.”

bouw inspectie

AUDITING EN DOCUMENTATIE

Mark den Heijer, ICT Project Consultant bij Ballast Nedam, verwacht dat K2 zal bijdragen aan ​​betere dienstverlening omdat het de traceerbaarheid van processtappen kan verbeteren.

  • Dankzij K2-workflows wordt het bewijs van naleving van wettelijke vereisten efficiënter vastgelegd.
  • Ook wordt het eenvoudiger om met behulp van foto’s en afbeeldingen te bewijzen dat belangrijke projectfasen correct zijn afgerond.

Zoals Den Heijer zegt:

“Het documenteren van belangrijke stappen in een project is dankzij K2 in minder dan 30 seconden gebeurd, dus we kunnen vaker en meer gedetailleerd feedback naar onze klanten verzorgen.”

inspectie bouwplaats

FLEXIBILITEIT

De flexibiliteit van het K2-platform betekent dat Ballast Nedam niet in één dag hoeft over te stappen naar een nieuw systeem, maar dat het steeds meer K2-gestuurde workflows kan introduceren om zodoende uiteindelijk alle registraties te automatiseren.

Bovendien is er in het door Ballast Nedam ontwikkelde systeem rekening gehouden met veel vrijheidsgraden waardoor de oplossingen per project kunnen worden geconfigureerd om aan te sluiten bij de wensen en behoeften van dat project. Inspecteurs kunnen bijvoorbeeld hun eigen checklists opstellen en bepalen welke vragen beantwoord moeten worden.

“K2 Business Apps stelt ons in staat om het krachtige K2-platform nóg efficiënter in te zetten en onze bedrijfsprocessen te verbeteren.”

FLEXIBILITEIT

De flexibiliteit van het K2-platform betekent dat Ballast Nedam niet in één dag hoeft over te stappen naar een nieuw systeem, maar dat het steeds meer K2-gestuurde workflows kan introduceren om zodoende uiteindelijk alle registraties te automatiseren.

Bovendien is er in het door Ballast Nedam ontwikkelde systeem rekening gehouden met veel vrijheidsgraden waardoor de oplossingen per project kunnen worden geconfigureerd om aan te sluiten bij de wensen en behoeften van dat project. Inspecteurs kunnen bijvoorbeeld hun eigen checklists opstellen en bepalen welke vragen beantwoord moeten worden.

“K2 Business Apps stelt ons in staat om het krachtige K2-platform nóg efficiënter in te zetten en onze bedrijfsprocessen te verbeteren.”

MEER WETEN OVER K2 OF EEN DEMO AANVRAGEN VAN K2 BUSINESS APPS?